Falk Pastner: "Du kannst kein Event alleine organisieren"

Eine große Portion Organisationstalent gepaart mit viel, viel Geduld – das sind wohl zwei der wichtigsten Eigenschaften eines guten Eventmanagers. Und über die verfügt Falk Pastner zweifelsfrei – bei fast jeder Veranstaltung an der Universität Wien sieht man ihn vor Ort, immer mit einem offenen Ohr für große Schwierigkeiten, wie technische Probleme bei der Power-Point-Präsentation, und kleinere Sorgen, z.B. wenn der Weißwein beim Buffet ausgeht.

Anerkennung und Wertschätzung

Seit Jänner 2013 ist Falk Pastner Leiter der Dienstleistungseinrichtung Veranstaltungsmanagement, davor wurde es von ihm fünf Jahre als Projekt geführt. Für seine tägliche Arbeit macht die neue administrative Umstrukturierung keinen großen Unterschied, dennoch freut sich Pastner darüber, denn er sieht es als Anerkennung und Wertschätzung der Arbeit seines Teams.

Vom Semmering nach Miami, Florida

Der Karriereweg an die Universität Wien führte u.a. über den Atlantik und wieder retour. Nach einem "kurzen Jus-Ausflug" an die Universität Graz wechselte Falk Pastner an das "ITM Semmering" wo er Tourismus studierte. Seinen Abschluss machte er schließlich an der Florida International University (FIU) in Miami  – dort spezialisierte er sich auf Tourismus, Marketing, Messe- und Kongressmanagement.

Es folgte Mitte der 1990er Jahre der erste Schritt ins Berufsleben – und der war laut Falk Pastner zunächst eine "brutale Erfahrung": Er war für BDO tätig, ein riesiges Corporate Unternehmen im Bereich Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung mit Niederlassungen weltweit. Pastner arbeitete am Standort in Miami – wenn er heute auf diese Erfahrung zurückblickt, fällt ihm sofort der Film "Wall Street" ein; zu seinen Aufgaben gehörte u.a. die Beratung von Investoren: "Das war eine schräge Erfahrung und ein intensiver Einblick in die Corporate USA."

Microsoft, FBI und Dalai Lama

So war er durchaus froh, als an der FIU die Stelle eines Operations Managers im Konferenzzentrum frei wurde und er diese auch prompt bekam – das Zentrum organisiert nicht nur universitäre Veranstaltungen, sondern auch Events der Stadt Miami. Was war der größte Kongress, den er dort organisiert hat? "Der Corporate Congress von Microsoft mit über 25.000 TeilnehmerInnen – den hat man in ganz Miami mitbekommen." Spannend fand er auch die Organisation der "Women's Conference of the FBI". Eine Persönlichkeit, die ihn schon seit seiner Studienzeit in Graz – man könnte fast schon sagen – begleitet ist der Dalai Lama: "Ihn habe ich als Student in Graz erlebt, dann ein Event mit ihm an der FIU organisiert und erst voriges Jahr diskutierte er u.a. mit dem Quantenphysiker Anton Zeilinger im Audimax der Universität Wien."

Zurück in die Heimat

Mit nur 26 Jahren wurde Pastner zum Direktor des Kongresszentrums befördert; damit war er der jüngste Direktor in der Geschichte des Staatssystems von Florida. Es passte alles: verantwortungsvoller, spannender Job, Traumstadt mit unglaublicher Vielfalt und Leben. "Ich hatte aber doch Zweifel und wollte einfach mit Anfang 30 meiner Familie näher sein. Gedacht – getan. Ich habe mich entschlossen, es wieder in Europa zu probieren." Ziemlich nahtlos hat er dann nach seiner Rückkehr im Jahr 2005 das Veranstaltungsmanagement in der Öffentlichkeitsarbeit der Universität Wien übernommen.

Der Aufbau

Vor dem Jahr 2005 organisierte das Veranstaltungsmanagement mit zwei MitarbeiterInnen wenige Veranstaltungen im Jahr. Pastner strukturierte um und bietet heute einen umfassenden Kongressservice von A bis Z an – ein Vorzeigemodell, das sich auch internationale KollegInnen gerne zeigen lassen.

Über 1.500 Veranstaltungen fanden 2012 an den 63 Standorten der Universität Wien statt – die eingangs erwähnten 300 Veranstaltungen sind rein wissenschaftlich. "Wir bieten für die Leute im Haus ein sehr günstiges Service an", freut sich Pastner. Darüber hinaus organisiert das Veranstaltungsmanagement auch gewinnbringend externe Events, die von Jahr zu Jahr mehr werden. "Mit ca. 180 nationalen und internationalen Tagungen sowie zehn bis 15 Kongressen pro Jahr trägt die Universität Wien dazu bei, dass Wien eine der führenden Kongressstädte Europas ist."

Mehr als Kongresse

Sein Team ist jedoch nicht nur für Veranstaltungen und Kongresse zuständig, auch Führungen an der Universität Wien und alle akademischen Feiern werden vom Veranstaltungsmanagement betreut. Im Gespräch betont Falk Pastner immer wieder, wie wichtig ihm sein Team sei. Der große Unterschied zur Universität in Miami? "In den USA hatte ich viel mehr Firmenveranstaltungen zu betreuen; an der Universität Wien stehen eindeutig die wissenschaftlichen Veranstaltungen im Vordergrund. Und so soll es ja an einer Universität auch sein." (td)